需要の高まるシェアオフィスの概要とメリット
シェアオフィスを取り巻く状況
社会情勢や価値観の変化に伴い、人々の働き方は大きく変化しています。従来の一斉出社のスタイルだけでなく、在宅勤務・リモートワークや、それらを組み合わせたハイブリッドワークを導入する企業も増加しています。
こうした多様な働き方に合わせて注目が集まっているのが「シェアオフィス」あるいは「フレキシブルオフィス」と呼ばれる、柔軟な契約内容に対応するオフィスのカテゴリです。急速に変化する労働市場や従業員のニーズに対応し、本拠地オフィスの分散やシェアオフィスへの移転を検討する際に知っておきたい基本情報と、シェアオフィス選定の重要なポイントを解説します。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスとは、従来型の長期賃貸オフィスとは異なり、契約期間や面積などをより柔軟に設定できるオフィス形態の1つです。こういった形態のオフィスにはいくつかの呼称があります。
- シェアオフィス
- フレキシブルオフィス
- サービスオフィス
- コワーキングスペース
- サテライトオフィス
- レンタルオフィス
- リゾートオフィス
- ドロップインオフィス
定義はそれぞれ若干異なるものの、いずれも一般オフィスビルと比較すると時間や費用の制約が少なく、自社の状況に応じて契約内容を柔軟に変更できるのが特徴です。
シェアオフィスの需要が高まっている背景とは
従来、多くの企業では従業員がオフィスに出勤することを前提に長期的なオフィス契約を結んでいました。しかし、経済状況の変動などをきっかけに、コスト削減や経営効率化が求められるようになり、その手段の1つとして「シェアオフィス」が注目されるようになります。
また、社会全体で多様性やサステナビリティへの意識が高まるにつれて、オフィス環境にもそれらが求められ始めました。自社オフィスを離れ「コワーキングスペース」で働いたり、「ワーケーション」のように快適な場所を選んだりする働き方も登場しています。
さらに、リモートワークなどの働き方が普及した結果、従来の固定的な本社機能を見直し、社会や自社の変化に合わせて柔軟に契約内容を変更できるシェアオフィス・フレキシブルオフィスに移転させる企業が増加傾向にあります。
従来のオフィスと比較したシェアオフィス活用によるメリット
シェアオフィス・フレキシブルオフィスには、従来型のオフィス形態と比較してさまざまなメリットがあります。企業の現状や今後のビジネスプランを見据えた上で以下のようなシェアオフィス・フレキシブルオフィスのメリットを活用することをおすすめいたします。
- 時間…入居工事や退去時の原状回復工事が不要で、すぐに業務をスタートできる他、入居手続きが簡素な為、検討や折衝の時間を省略できる
- コスト…一般のオフィスビル賃借よりも敷金が低額で、共用の設備・備品などの購入が不要で、デスクなどの什器も備え付けられている場合もあり、入居時の初期費用やランニングコストも抑えられる
- 柔軟性…契約期間やスペース選択の自由度が高く、人員の増減に対応打できる機動的なオフィス戦略が実現し、また、勤務地分散によるリスクヘッジが可能
シェアオフィスの種類と効果的な活用方法
シェアオフィス・フレキシブルオフィスには複数の名称があると前述しましたが、利用を検討する際にはそれぞれの特徴をつかんでおきましょう。
レンタルオフィス
施設内の専有スペースを貸し出すだけでなく、什器類やIT環境などの設備、会議室やコミュニティスペース利用、さらには秘書業務といったビジネスに必要なサービスを包括的に受けられるオフィス形態を「レンタルオフィス」といいます。
コワーキングスペース
使用者を限定せず、複数の人や企業が共用するワークスペースをコワーキングスペースといいます。デスクやWi-Fi環境といった設備が整っている点は他のシェアオフィス形態と同じですが、一部の個室を除いてはオープンスペースである点がコワーキングスペースの特徴です。
サテライトオフィス
企業の本社や支社といった拠点以外に、物理的に離れた場所に設置したオフィスをサテライトオフィスといいます。一般的な支店や営業所の組織機能を持たない、執務に必要なスペースやパソコン・通信機器を備えた小規模なオフィスです。
シェアオフィス選定に必要な3つのポイント
自社のオフィス戦略にシェアオフィス・フレキシブルオフィスを組み入れる場合には、以下の3つの要素を複合的に比較検討しましょう。
コストや契約形態、施設設備
シェアオフィスの導入でコスト削減が期待できるのは以下のような部分です。
イニシャルコスト：契約（退去）時、仲介手数料や敷金といった契約諸費用、什器や備品の費用がかからないシェアオフィス・フレキシブルオフィスは大幅にコストを抑えられます。
ランニングコスト：シェアオフィス・フレキシブルオフィスでは、水道光熱費・清掃費・機器リース料等が必要ないため月々の費用も抑えられます。
しかし、個々の物件により条件は異なるため、賃料に含まれるものと含まれないものをしっかりと把握した上で、6か月・1年・3年等のトータル費用を試算してコストパフォーマンスの良いオフィスを選びましょう。
立地条件
事業拠点をどこに置くかは、企業のブランディングやカルチャーの醸成、人材の採用や維持に関わる重要なポイントです。
シェアオフィスを選択することでコストが抑えられれば、同じ予算であっても、通常の賃貸であれば難しい好立地にオフィスを構えられる可能性も出てきます。
コミュニケーション・コミュニティー
職場におけるサステナビリティ向上やウェルビーイングは今後も必要性が高まることが予想されます。リモートワークやオフィス分散が増加するニューノーマルの職場環境下では、人とのつながりが不足することでメンタルや仕事へのモチベーションが低下する傾向がみられています。
そこで、感染対策を十分に行いつつ共同作業や意見交換がしやすいレイアウトのオフィスや、人と人とのコミュニケーションが取れるラウンジなどの設備を備えたオフィスを選定することで、長期的に従業員のQOL（生活の質）を上げていくことが期待できるでしょう。
