オフィス移転は、企業にとって非常に大きな時間・費用・人的リソースのともなう事業です。 オフィス移転を成功させるために担当者が事前に考えておくべき重要な4つのポイントを、移転前から当日・移転後までの流れをそれぞれの時期に合わせて使えるチェックリストとともに紹介していきます。
JLLでは、アフターコロナに対応したオフィスのあり方や多様な働き方の実現に向けた「ワークプレイス5つの柱」を提唱しています。
【ワークプレイス5つの柱】
- New Workstyle & Premium Experience（新しいワークスタイルと体験の融合）
- Technology & New Discovery（テクノロジーと新しい発見）
- Connectivity & Networking（コミュニケーションと人とのつながり）
- Well-being & Creative Recharge（ウェルビーイングと創造性の向上）
- Sustainable Thinking（持続可能な視点）
この理念にもとづきJLLがオフィス移転をサポートした企業にて、移転コスト削減・労働環境改善・従業員のロイヤルティ向上などの大きな効果が得られた成功事例もぜひ参考にして下さい。
目次
- オフィス移転までの流れと効果的なチェックリスト
- オフィス移転の6ヶ月以上前から必要な準備
- 新オフィスに関する準備（6ヶ月以上前）
- 新オフィス チェックリスト（6ヶ月以上前）
- オフィス移転の6ヶ月前に行うこと
- 新オフィスに関する準備（6ヶ月前）
- 新オフィス チェックリスト（6ヶ月前）
- 旧オフィスに関する準備（6ヶ月前）
- 旧オフィス チェックリスト（6ヶ月前）
- オフィス移転1ヶ月前～移転後に行うこと
- 新オフィスに関する準備（1ヶ月前～移転後）
- 新オフィス チェックリスト（1ヶ月前～移転後）
- 旧オフィスに関する準備（（1ヶ月前～移転後）
- 旧オフィス チェックリスト（1ヶ月前～移転後）
- オフィス移転を進める上で欠かせない4つの戦略ポイント
- フレキシブルな働き方に対応したオフィスづくり
- 企業ブランディングを考慮したオフィスコンセプト策定
- 目的に沿ったオフィスタイプの選定
- 移転後の課題解決効果の検証
- オフィス移転の成功事例
- 居抜き物件によってコスト削減に成功したオフィス移転事例
- 人材確保や従業員の帰属意識を改善したオフィス構築の事例
- 空室枯渇の京都市内でフレキシブルなニーズ変化をとらえたオフィス移転事例
- チェックリストの活用で万全なオフィス移転を
オフィス移転までの流れと効果的なチェックリスト
オフィス移転を滞りなく効果的に進めるには、どの時期に何をすればいいのかを明確にし、チェックリスト化しておくことが不可欠です。 以下は、時期ごとに行うべきプロセスと一般的なチェックリストになります。 ぜひ、当ページを印刷をしてご利用ください。
オフィス移転の6ヶ月以上前から必要な準備
オフィスの規模にもよりますが、一般的には6か月前には移転の手続きや作業を本格的に開始します。それまでに、以下のプランニング作業を進めておきましょう。
新オフィスに関する準備（6ヶ月以上前）
まずは今回のオフィス移転でどのような課題を解決し、どのような結果を得たいのか、移転の目的を明確化します。次に各部署の年間計画等をふまえて具体的な移転のスケジュールを計画立案します。最後に上記の条件を満たす移転先のオフィス選びを開始しましょう。
新オフィス チェックリスト（6ヶ月以上前）
オフィス移転の6ヶ月前に行うこと
移転予定日の6か月前からは、いよいよ実際の契約に向けて交渉や手続きを行います。
新オフィスに関する準備（6ヶ月前）
決定した新オフィスの賃貸契約書を締結し、具体的なオフィス内部のプランニングやレイアウトを検討・決定します。この段階は実務的な作業の数も非常に多いため、チェックリストでの確認をさらにしっかりと行いましょう。
新オフィス チェックリスト（6ヶ月前）
旧オフィスに関する準備（6ヶ月前）
旧オフィスの解約条件等を再確認し、解約手続きを行います。移転にともなう工事・搬出業者の手配、外部への周知連絡も開始します。
旧オフィス チェックリスト（6ヶ月前）
オフィス移転1ヶ月前～移転後に行うこと
いよいよオフィス移転直前となる1ヶ月前から当日～移転後に行うことは以下のようなものが挙げられます。
新オフィスに関する準備（1ヶ月前～移転後）
新オフィスの運用ルールを整理し、社内各所へ共有します。ビルの管理者側へも必要な手続きを確認して進めましょう。
新オフィス チェックリスト（1ヶ月前～移転後）
旧オフィスに関する準備（1ヶ月前～移転後）
オフィスの移転が完了すれば、行政やライフラインへの所在地変更にともなう届出や手続を行います。こちらも件数が多いため、漏れのないようチェックリストをご活用下さい。
旧オフィスの原状回復と引き渡しもすみやかに行います。
旧オフィス チェックリスト（1ヶ月前～移転後）
オフィス移転の成功事例
居抜き物件によってコスト削減に成功したオフィス移転事例
リーガルテックサービスを提供するL社は、2021年に東京・日比谷から豊洲へ本社オフィスを移転しました。同社の手がけるソフトウェア研究開発ニーズの高まりに合わせ、希望条件（都心に近い立地・ワンフロア）に合わせキャパシティ拡張が可能な物件として、希少な大区画の居抜き物件を確保することで大幅なコスト削減に成功しています。
人材確保や従業員の帰属意識を改善したオフィス構築の事例
法人向けITソリューション開発提供を行うN社は、7フロアに分散するオフィスを移転統合し、社員の誇りとなる魅力的なオフィス構築を実現しました。コロナ禍により発生したさらなる課題によりプロジェクトの変更を余儀なくされましたが、安全なオフィス環境やテレワークが可能なシステム整備を推進し、最終的に当初想定予算の4割減にて期間内の移転を完了。一体感や帰属意識から生まれるイノベーション創出や人材確保と長期雇用につながるオフィス構築に成功しています。
空室枯渇の京都市内でフレキシブルなニーズ変化をとらえたオフィス移転事例
京都で自治体や大学など公共性の高い顧客を中心にITソリューションを提供するK社は、2022年5月に本社オフィスを移転し、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドな働き方を開始しました。京都市は景観に配慮した都市計画により高層オフィスビルが少なく、条件に合ったオフィス探しは難航しましたが、フリーアドレス化と異なるコンセプトに基づく4フロアのオフィス構築で、課題であった労働環境の改善とコミュニケーションの向上、人材採用の安定化を解決できました。
チェックリストの活用で万全なオフィス移転を
今回は、スムーズなオフィス移転のために押さえておくべきポイントと、漏れなく準備を進めるためのチェックリストをご紹介しました。
オフィス移転の成功には、ハード面や費用はもちろんですが、そこで働く「人」の満足度や課題解決に気を配ることも欠かせません。
このチェックリストはそうした人的側面も包括した内容となっていますので、経営・総務などオフィス移転のキーパーソンとなるご担当者はぜひプリントアウトしてご活用下さい。
より具体的なオフィス移転のスケジュールや、豊富な成功事例に基づき自社に最適化したアドバイスをお求めなら、JLLまでお気軽にご相談下さい。
